Artikelzuordnung für Online-Bestellungen

Damit Bestellungen aus Lieferplattformen wie Lieferando, Wolt oder Uber Eats korrekt im Kassensystem verarbeitet werden können, müssen die Artikel in der Bestellung einem passenden internen Artikel zugeordnet sein.

Was ist eine Artikelzuordnung?

Artikel in einer übermittelten Bestellung können ein Feld posItemId enthalten. Bei plattformseitiger Artikelverwaltung kann diese posItemId direkt konfiguriert werden. Als sekundärer Identifier kann zudem die orderItemId dienen. Bitte beachten Sie, dass ein POS-System auch in der Lage sein muss, Artikel zu verarbeiten, die keine posItemId enthalten.

Müssen POS-Artikel-IDs auf den Plattformen vorab eingerichtet werden?

Ob Sie POS-Artikel-IDs (auch bekannt als PLU-Codes oder Artikelnummern) auf den Bestellplattformen einrichten müssen, hängt von der Plattform und Ihrem Kassensystem ab. In vielen Fällen können Kassensysteme Bestellungen auch ohne zugeordnete Artikel verarbeiten. In diesem Fall ist die Einrichtung auf der Bestellplattform nicht zwingend erforderlich, kann aber dennoch nützlich sein – beispielsweise für eine bessere Berichterstattung oder Statistik.

Einige Plattformen unterstützen die Menü-Synchronisierung vom Kassensystem zur Plattform, dies ist jedoch nicht überall verfügbar:

• Lieferando (JET): Unterstützt keine Menü-Synchronisierung vom Kassensystem zur Plattform.
• Uber Eats, Wolt und Foodora: Unterstützen derzeit die Menü-Synchronisierung.

Achtung: Verwenden Sie die Synchronisierung mit Vorsicht. Sie kann Ihre Live-Speisekarte überschreiben und Metadaten (Namen, Bilder, Beschreibungen) aus der Kasse übernehmen, die möglicherweise nicht kundenfreundlich sind.

Möglichkeiten zur Artikelzuordnung

• Direkte Zuordnung bei der Plattform: Einige Plattformen (z. B. Lieferando im Partner-Portal oder Wolt im Merchant Dashboard) erlauben es, direkt dort den posItemId zu setzen. Das ist der empfohlene Weg.
• Zuordnung über MERGEPORT: Unter controller.mergeport.com kann die Zuordnung ebenfalls vorgenommen werden. Dies erfordert jedoch einen zusätzlichen Login und ist für viele Restaurants weniger komfortabel.
• Fallback über das Kassensystem: Falls das Kassensystem es unterstützt, kann es unbekannte Artikel automatisch mit einem Standardsteuersatz anlegen. Dies ist besonders nützlich, wenn die Artikel noch nicht sauber gepflegt sind.

Artikel-IDs bei Wolt, Uber Eats und Foodora hinterlegen

Stimmen Sie den Zuordnungsweg mit Ihrem Kassenanbieter ab. Wenn Plattform-IDs verwendet werden, tragen Sie die zugehörige Artikelnummer aus der Kasse ein. Die folgenden Beispielansichten zeigen die jeweiligen Felder; je nach Plattformversion kann die Darstellung abweichen.

Wolt: POS ID

Öffnen Sie im Wolt Merchant Dashboard den Menübereich und wählen Sie den Artikel aus. Hinterlegen Sie dessen Kassenartikelnummer im Feld POS ID.

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Uber Eats: Externe ID und Externe Daten

Öffnen Sie den Artikel im Uber Eats Menümanagement. Die Felder Externe ID und Externe Daten dienen der Zuordnung. Wenn beide gefüllt sind, hat Externe Daten Vorrang. Verwenden Sie die mit Ihrem Kassenanbieter abgestimmten Werte.

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Foodora: Item SKU Number

Öffnen Sie den Artikel im Foodora Vendor Portal. Unter Price and Variations tragen Sie die Kassenartikelnummer im Feld Item SKU Number ein. Das Feld ist unter Umständen erst nach Aktivierung der POS-Integration sichtbar.

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Automatische Artikelzuordnung

Mergeport bietet eine automatische Artikelzuordnung, die importierte Artikel der Plattformen mit den Artikeln aus Ihrem Kassensystem vergleicht und sichere Treffer automatisch verknüpft. Dies ist besonders nach dem Import einer Speisekarte oder bei Optionen/Varianten (z. B. „mit Spaghetti“, „mit Tomatensauce“) hilfreich.

So funktioniert die automatische Zuordnung:

1. Öffnen Sie im Mergeport Controller den Bereich Menu Management.
2. Klicken Sie auf Artikelzuordnung.
3. Klicken Sie auf Automatisch zuordnen und bestätigen Sie den Dialog mit Automatische Zuordnung starten.
4. Mergeport vergleicht Name, Beschreibung, Preis und Mengenangaben (z. B. 0,33l, 500ml, 1l), um passende POS-Artikel zu finden.
5. Erfolgreiche Verknüpfungen werden unter Zugeordnet (Prüfen) angezeigt. Unklare Fälle verbleiben unter Nicht zugeordnet und müssen manuell verknüpft werden.

Bereits bestehende Zuordnungen werden durch den automatischen Lauf nicht überschrieben. Sie können Zuordnungen jederzeit ändern oder entfernen.

Fehlerbehebung: „Unbekannte Produkte“

Wenn im Kassensystem Artikel als „Unbekannte Produkte“ erscheinen, bedeutet das in der Regel, dass die eingehenden Bestellungen nicht den Artikeln im Kassensystem zugeordnet werden konnten.

Maßnahmen zur Behebung:

1. Klären Sie mit Ihrem Kassenanbieter, ob die Zuordnung über Plattform-IDs, MERGEPORT oder eine unterstützte Zuordnung im Kassensystem erfolgt.
2. Wenn Ihre Kasse Plattform-IDs benötigt, prüfen Sie die POS-Artikelnummern (PLU-Codes oder Artikel-IDs) der betroffenen Artikel auf der Plattform. Sie müssen zu den aktuellen Kassenartikeln passen.
3. Wenn Sie über MERGEPORT zuordnen, prüfen Sie die betroffenen Artikel im Controller und ergänzen oder korrigieren Sie fehlende Verknüpfungen. Kontrollieren Sie die Zuordnung auch nach Menüänderungen.
4. Prüfen Sie anschließend anhand einer Bestellung, ob die Kasse die Artikel wie vorgesehen verarbeitet. Fehlende Plattform-IDs sind nicht in jedem Kassensystem ein Fehler; entscheidend ist der vereinbarte Zuordnungsweg.

Was passiert, wenn ein Artikel nicht zugeordnet ist?

Wenn eine Bestellung Artikel ohne gültigen posItemId enthält, kann die Kasse den Artikel möglicherweise nicht korrekt verarbeiten. Abhängig vom System gibt es folgende Optionen:

• Die Bestellung wird ganz blockiert und muss manuell geprüft werden.
• Unbekannte Artikel werden als Standardartikel angelegt und mit einem generischen Steuersatz versehen.
• Ein manuelles Mapping ist erforderlich – direkt im Kassensystem oder über MERGEPORT.

⚠️ Wichtiger Hinweis

Lieferplattformen senden keine Steuerinformationen mit ihren Bestellungen. Die korrekte Besteuerung muss durch das Mapping in Ihrem Kassensystem sichergestellt werden. Es liegt in der Verantwortung des Restaurants oder des Kassenanbieters sicherzustellen, dass alle steuerlich relevanten Daten korrekt zugewiesen sind.

Video-Anleitungen

• Artikel zuordnen via MERGEPORT
• Artikel zuordnen bei Lieferando

Tipps für eine reibungslose Zuordnung

• Verwenden Sie eindeutige IDs (z. B. PLU-Nummern) zur Zuordnung.
• Dokumentieren Sie die Plattform-Artikel und deren zugewiesene POS-Artikel.
• Überprüfen Sie regelmäßig, ob neue Artikel zugeordnet werden müssen.
• Nutzen Sie die Möglichkeit, neue Artikel automatisch mit einem Standardsteuersatz zu erstellen – sofern vom Kassensystem unterstützt.